DECLARATION DE CONFIDENTIALITE
DE L’RACVBL asbl
(Royal Association des Clubs de Volley-Ball du Luxembourg) (octobre 2023)

L’ACVBL attache beaucoup d’importance à la protection des données personnelles et tient à se conformer aux règles prescrites.
Par
cette déclaration, nous voulons vous donner une information claire et
transparente sur les données que nous récoltons et comment nous les
traitons. Nous faisons tout pour garantir votre vie privée et pour
assurer une utilisation de vos données uniquement pour les besoins
internes de notre organisation. L’ACVBL respecte dans tous les cas la
législation en la matière et le Règlement Général sur la Protection des
Données (RGPD).

Cela entraîne que :

• nous n’utilisons vos données personnelles que dans les buts décrits dans cette déclaration;
• l’utilisation de vos données est réduite aux nécessités minimales pour les besoins du fonctionnement de l’ASBL
• les mesures techniques et organisationnelles sont réellement prises pour en assurer leur protection;
•aucune donnée privée ne sera communiquée à d’autres, à moins que ce
soit absolument nécessaire, comme pour les publications du Niveau
fédéral, ou pour les activités des autres entités par exemple.
• nous sommes au courant de vos droits en matière des données privées et nous les respectons scrupuleusement.
L’ACVBL,
asbl, est responsable des données personnelles que vous nous avez
transmises. Si vous avez la moindre question sur cette déclaration de
confidentialité, vous pouvez prendre contact avec :
le président de l’RACVBL Bernard VALENTIN Tél :  +32 498 222 660 b.valentin@volleylux.com

 ou le Secrétaire de l’RACVBL Guy BURTON Tel : 00352621345170 ou guy.burton@skynet.be
ou Datamanager Bernard VALENTIN Tel :0498.222660  b.valentin@volleylux.com

Pourquoi utilisons-nous les données personnelles de nos membres ?

Vos données personnelles sont collectées par l’ACVBL dans les buts suivants :
• pour pouvoir participer aux activités de l’asbl au niveau provincial ou fédéral .
•pour l’envoi d’invitations aux activités provinciales ou fédérales, des
comptes-rendus des réunions, des rapports des activités et des
informations fédérales, du bulletin d’information provincial ou fédéral,
des courriers des autres clubs de l’entitté, etc ; Egalement pour la
communication d’évènements sociaux (des décès, funérailles, naissances,
mariages etc etc).
• pour la mise à jour du site internet de l’ACVBL ;
• pour la couverture de l’assurance défense en justice des administrateurs de l’ACVBL ;
• pour effectuer les réservations pour les activités.

Pour atteindre ces buts, nous pouvons demander les renseignements suivants sur nos membres et leur partenaire :
• Données d’identité personnelle : nom, prénom, adresse, numéros de téléphone, e-mail ;
• Données légales d’identité : n° national, n° de carte d’identité
• Données personnelles : date et lieu de naissance, état-civil.
Nous affirmons n’utiliser ces données que dans les buts décrits ci-dessus.

Diffusion des données à autrui

Nous ne diffusons jamais de données à d’autres personnes ou
organismes avec lesquels nous n’avons aucun accord, partenariat ou
appui. Nous ne communiquerons aucune donnée à autrui sauf sur obligation
légale.

Photographies

Des photos d’ambiance ou de groupe peuvent être prises lors des
activités du l’ACVBL. Les membres sont informés que ces photos peuvent
paraître dans des rapports et documents internes ou dans des articles du
BI, de la page facebook ou dans les médias écrits ou télévisuels.
Chaque membre de l’asbl ACVBL fera connaître, au secrétaire provincial,
sa désapprobation de voir publiées les photos sur lesquelles il
apparaît, à défaut nous considérons qu’un accord tacite est établi.
Aucune photo ne sera diffusée à l’extérieur de l’ACVBL ou de la FVWB,
excepté vers la presse écrite, ou télévisuelle dans le cadre de nos
activités.

Période de validité

L’ACVBL conserve les données personnelles pour la durée de l’adhésion
du membre. Si un membre démissionne, décède, quitte l’ACVBL (transfert
vers une autre entité ou vers le Niveau national, déménagement à
l’étranger, etc.) ou si il le demande, toutes ses données personnelles
seront définitivement effacées.

Sécurité des données

Nous avons pris toutes les mesures techniques et organisationnelles
pour protéger les données personnelles de tous nos membres contre toute
utilisation frauduleuse ou inadéquate. Nous avons par exemple pris les
mesures suivantes :
• Tous les administrateurs de l’ACVBL qui doivent
prendre connaissance à un moment ou un autre des données sont tenus au
secret et à l’interdiction de diffusion vers autrui. Il en est de même
des membres qui, pour l’organisation d’une activité, aurait besoin à un
moment ou un autre d’une partie de ces données ;
• Seul le gestionnaire de la base de données (datamanager) est autorisé à apporter des modifications aux données et à les diffuser aux administrateurs de l’ACVBL ;
• Les données papier sont conservées au domicile du datamanager. Les données informatiques sont conservées sur le disque dur du PC du datamanager. L’accès à ces données est sécurisé par mot-de-passe.

• L’envoi de documents par mail à plusieurs membres peut
se faire, sur demande des intéressés, sans apparition des adresses de
chacun (utilisation d’envoi “Cci”).

Vos droits en matière de ces données

Vous avez naturellement le droit de modifier, adapter et faire
supprimer les données que vous nous avez transmises. Le point de contact
pour toute modification est repris au début de cette déclaration. Il
est évident que vous pouvez émettre toute objection à la diffusion de
vos données personnelle ou d’une partie de celles-ci. Vous pouvez donner
l’autorisation à notre datamanager de diffuser vos données à une ou des
tierces personnes (par exemple, en vue de l’organisation d’une
compétition). Cette diffusion ne se fera jamais sans votre autorisation
préalable.

Plaintes

Toute réclamation concernant l’utilisation de vos données
personnelles sera adressée à un des points de contact repris au début de
cette déclaration. Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès
de la commission de la protection de la vie privée (Privacycommission)
qui est l’autorité fédérale de contrôle compétente en matière protection
des données.

Modification de cette déclaration de confidentialité

Le conseil d’administration de l’ACVBL peut modifier à tout moment
cette déclaration de confidentialité. Toute modification apparaîtra
clairement dans le compte-rendu du CA qui suit la date de modification.